Privacyverklaring

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Bonklaar verwerkt, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

1. Wie we zijn

Bonklaar is een online programma waarmee vakbedrijven offertes en facturen maken, versturen en bijhouden. Bonklaar is een handelsnaam van Glomavis, Parijsstraat 50, 1334 CR Almere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56059965.

Vragen over privacy of over deze verklaring? Mail naar info@glomavis.com. Een functionaris voor gegevensbescherming is voor ons niet verplicht; je kunt met alle vragen bij ons terecht.

2. Onze twee rollen

• Verantwoordelijke zijn we voor de gegevens over jou als gebruiker van Bonklaar of bezoeker van de website: je account, je abonnement, je vragen aan ons en de beveiliging. Daarover gaat deze verklaring vooral.
• Verwerker zijn we voor de gegevens die een bedrijf in Bonklaar zet over zijn eigen klanten, zoals namen, adressen, offertes, facturen, klussen, foto's en bestanden. Daarvoor is dat bedrijf verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van het bedrijf, volgens de verwerkersovereenkomst in onze algemene voorwaarden.

Heb je een offerte of factuur gekregen via Bonklaar? Dan bepaalt het bedrijf dat hem stuurde wat er met je gegevens gebeurt. Met vragen of verzoeken over je gegevens kun je bij dat bedrijf terecht; wij helpen dat bedrijf daarbij. Stuur je je verzoek toch naar ons, dan sturen we het door.

3. Welke gegevens we verwerken, waarom en hoe lang

Per onderdeel lees je welke gegevens het zijn, waarvoor we ze gebruiken, op welke grond uit de AVG dat mag, en hoe lang we ze bewaren.

Je account

Welke gegevens

Je naam, je e-mailadres, een versleutelde vorm van je wachtwoord (je wachtwoord zelf kunnen we niet lezen), wanneer je je e-mailadres bevestigde, met welke versie van de voorwaarden je akkoord ging, en bij welke bedrijven je eigenaar of medewerker bent, met je rechten daar.

Waarvoor

Zodat je kunt inloggen en Bonklaar kunt gebruiken, en zodat we je kunnen bereiken over je account.

Grondslag

Nodig om de overeenkomst met je uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Ben je medewerker van een bedrijf, dan ons gerechtvaardigd belang en dat van dat bedrijf om je toegang te geven (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Hoe lang

Zolang je account bestaat. Vraag je ons je account te verwijderen, dan doen we dat binnen een maand, behalve wat we volgens de wet langer moeten bewaren (zie "Je proef, abonnement en betalingen").

De gegevens van je bedrijf

Welke gegevens

Bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, logo en instellingen. Bij een eenmanszaak zijn dit ook persoonsgegevens.

Waarvoor

Om ze op je offertes, facturen en e-mails te zetten, en voor onze facturen aan jou.

Grondslag

Nodig om de overeenkomst uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Hoe lang

Zolang het bedrijf in Bonklaar staat. Na het einde van je proef of abonnement zoals in hoofdstuk 4.

Je proef, abonnement en betalingen

Welke gegevens

Je pakket, de begin- en einddatum, je betalingen met hun status en bedrag, onze facturen aan jou, en de kenmerken die Mollie ons geeft voor je klantnummer en je machtiging. Je rekeningnummer of kaartgegevens krijgen wij niet: die verwerkt Mollie.

Waarvoor

Je abonnement uitvoeren, verlengen en factureren.

Grondslag

Nodig om de overeenkomst uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Onze facturen en betalingen bewaren we omdat de wet dat verplicht (artikel 6 lid 1 onder c AVG en artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Hoe lang

Facturen en betalingen 7 jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn ontstaan. De rest zolang je account bestaat.

Medewerkers en uitnodigingen

Welke gegevens

Naam en e-mailadres van wie je uitnodigt, de rechten die je geeft, en of de uitnodiging is verstuurd en aangenomen.

Waarvoor

Medewerkers toegang geven tot je bedrijf.

Grondslag

Nodig om de overeenkomst met de eigenaar uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om medewerkers toegang te geven (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Hoe lang

Een uitnodiging is 7 dagen geldig. Het lidmaatschap bewaren we zolang de medewerker bij het bedrijf hoort en het bedrijf in Bonklaar staat.

E-mails die Bonklaar zelf stuurt

Welke gegevens

Je naam, je e-mailadres en de inhoud van de e-mail.

Waarvoor

Berichten over je account (je e-mailadres bevestigen, een nieuw wachtwoord kiezen), je abonnement (facturen en betalingen) en het bewaren en verwijderen van je gegevens.

Grondslag

Nodig om de overeenkomst uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Hoe lang

Van deze e-mails bewaren we geen kopie, behalve onze facturen (7 jaar).

Het contactformulier en e-mail aan ons

Welke gegevens

Je naam, je e-mailadres, de naam van je bedrijf als je die invult, en je bericht. Je IP-adres bewaren we hierbij niet.

Waarvoor

Je vraag beantwoorden.

Grondslag

Ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (artikel 6 lid 1 onder f AVG), of de stappen die je zet voordat je een overeenkomst met ons sluit (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Hoe lang

12 maanden na ontvangst.

Inloggen, beveiliging en misbruik

Welke gegevens

Het IP-adres en de browser van je sessie; bij mislukte inlogpogingen je IP-adres en een versleutelde vorm van het e-mailadres; en bij formulieren met de controle van Cloudflare Turnstile technische gegevens van je browser.

Waarvoor

Inbraak en misbruik voorkomen, bijvoorbeeld door na te veel pogingen het inloggen even te blokkeren en door bots te weren.

Grondslag

Ons gerechtvaardigd belang om Bonklaar en de gegevens daarin te beveiligen (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Hoe lang

Sessiegegevens tot je uitlogt, en hoogstens 2 uur na je laatste klik. Tellers van inlogpogingen hoogstens een uur.

Technische logbestanden

Welke gegevens

Foutmeldingen van de software met tijdstip en technische details, soms met het nummer van je account; en achtergrondtaken die mislukten, zoals een e-mail die niet weg kon, met de foutmelding.

Waarvoor

Storingen vinden en oplossen.

Grondslag

Ons gerechtvaardigd belang om Bonklaar goed te laten werken (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Hoe lang

Foutmeldingen 14 dagen, mislukte achtergrondtaken 30 dagen. De logbestanden van de webserver bewaart onze hostingpartij volgens haar eigen termijnen.

Ondersteuning en beheer

Welke gegevens

Wat een medewerker van Bonklaar in platformbeheer deed, wanneer en bij welk bedrijf, zoals een bedrijf openen voor ondersteuning of een eigenaar wijzigen. Na het verwijderen van een bedrijf: de bedrijfsnaam, het e-mailadres van de eigenaar en de datum.

Waarvoor

Verantwoording afleggen over wat we in je account doen, en kunnen aantonen dat we gegevens hebben verwijderd.

Grondslag

Ons gerechtvaardigd belang en onze plicht om aan te tonen dat we ons aan de AVG houden (artikel 6 lid 1 onder f en artikel 5 lid 2 AVG).

Hoe lang

2 jaar.

Kies je een nieuw wachtwoord, dan controleren we of het voorkomt in bekende datalekken. Daarvoor sturen we alleen de eerste vijf tekens van een versleutelde vorm (hash) van je wachtwoord naar de dienst Have I Been Pwned. Je wachtwoord zelf verlaat Bonklaar niet.

4. Na het einde van je proef of abonnement

Stopt je proef of abonnement, of is een betaling na 7 dagen nog niet geregeld, dan kun je je bedrijf nog 14 dagen bekijken en exporteren. Daarna is er geen toegang meer, maar bewaren we de gegevens nog 90 dagen afgeschermd, zodat je terug kunt komen zonder iets te verliezen. Daarna verwijderen we het bedrijf met alle klanten, documenten, bestanden en e-mailgegevens. Je krijgt vooraf bericht. Dit staat ook in de algemene voorwaarden.

Je account met je naam en e-mailadres blijft daarna bestaan, zodat je later opnieuw kunt beginnen; je kunt ons vragen het te verwijderen. Onze facturen aan jou bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.

Verwijderde gegevens kunnen nog hoogstens 30 dagen in onze back-ups staan. We gebruiken back-ups alleen om Bonklaar na een storing te herstellen.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. We delen alleen wat nodig is, met deze partijen:

• Glomavis Nederland: de servers waarop Bonklaar draait, met de database, de bestanden en onze eigen mailserver. Verwerker.
• Mollie B.V. (Amsterdam): de betalingen voor je abonnement. Mollie is een betaalinstelling met eigen wettelijke plichten en is voor de betaling zelf ook verantwoordelijk; lees daarvoor de privacyverklaring van Mollie.
• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): de Turnstile-controle tegen bots bij inloggen, aanmelden, een nieuw wachtwoord kiezen, het contactformulier, uitnodigingen en de klantpagina. Verwerker.
• Brevo (Sendinblue SAS, Parijs): verstuurt e-mails, alleen als we deze verzendroute gebruiken. Verwerker.
• Have I Been Pwned: alleen de eerste vijf tekens van een hash van je nieuwe wachtwoord, zoals hierboven staat.
• Onze boekhouder of accountant en de Belastingdienst: onze facturen en betalingen, voor onze eigen administratie.
• Overheidsinstanties, alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Met onze verwerkers hebben we afspraken gemaakt die aan de AVG voldoen.

6. Buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare is gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens die Cloudflare voor Turnstile verwerkt, kunnen daarom buiten de Europese Economische Ruimte (EER) komen. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De andere partijen verwerken de gegevens binnen de EER.

7. Hoe we je gegevens beveiligen

• Alle verbindingen met de website, de app en de klantpagina's zijn versleuteld (https).
• Wachtwoorden bewaren we alleen in versleutelde vorm. Bij inloggen gelden grenzen aan het aantal pogingen, en een controle tegen bots.
• Ieder bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. Medewerkers zien alleen wat hun rechten toestaan.
• Een klantlink geeft alleen toegang tot dat ene document, heeft een lange willekeurige sleutel en kan worden ingetrokken.
• Wat medewerkers van Bonklaar in platformbeheer doen, leggen we vast in een logboek.
• We maken regelmatig back-ups op een aparte, beveiligde plek.

Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens (een datalek), dan handelen we volgens de AVG: we melden het waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren jou als dat nodig is.

8. Je rechten

Je hebt deze rechten over je persoonsgegevens:

• Inzage: je mag weten welke gegevens we over je hebben.
• Correctie: kloppen je gegevens niet, dan pas je ze aan in Bonklaar of vraag je het ons.
• Verwijdering: je mag ons vragen je gegevens te verwijderen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren.
• Beperking: je mag ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een vraag uitzoeken.
• Bezwaar: tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens zelf exporteren bij Exporteren in de app, als zip-bestand met PDF's, JSON en CSV.

Mail je verzoek naar info@glomavis.com. We reageren binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen een maand weten. Om te controleren dat het verzoek echt van jou komt, vragen we je het te sturen vanaf het e-mailadres van je account of het daar te bevestigen. We vragen geen kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies en opslag in je browser

Bonklaar gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de website en de app te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig (artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet). We gebruiken geen cookies of andere technieken voor statistieken, reclame of om je te volgen.

• bonklaar-session: houdt je bezoek bij elkaar, ook als je niet bent ingelogd. Verloopt 2 uur na je laatste klik.
• XSRF-TOKEN: beschermt formulieren tegen misbruik vanaf andere websites. Verloopt met je sessie.
• remember_web_…: alleen als je kiest voor "Ingelogd blijven op dit apparaat". Blijft tot je uitlogt, en hoogstens 400 dagen.

Op formulieren met de Turnstile-controle laadt Cloudflare een klein onderdeel om bots te herkennen; zie hoofdstuk 5. Daarnaast bewaart de app in je browser één voorkeur: of je kostprijzen wilt zien. Die voorkeur gaat niet naar ons.

10. Geen besluiten alleen door een computer

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen hebben of je op een andere manier sterk raken. Wel gaat er automatisch iets volgens de afspraken in de voorwaarden: het inloggen wordt even geblokkeerd na te veel mislukte pogingen, en de toegang wordt beperkt als een proef of abonnement afloopt. Heb je daar een vraag over, neem dan contact met ons op.

11. Moet je gegevens geven?

Voor een account zijn je naam, je e-mailadres en een wachtwoord nodig; zonder die gegevens kunnen we geen overeenkomst met je sluiten. Voor onze facturen hebben we de gegevens van je bedrijf nodig. Andere gegevens vul je in als je ze wilt gebruiken.

12. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Bonklaar verandert. Bovenaan staan de versie en de datum. Belangrijke wijzigingen laten we je vooraf per e-mail weten.