Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Bonklaar. Ze bestaan uit de voorwaarden zelf en drie bijlagen: de verwerkersovereenkomst (bijlage 1), de subverwerkers (bijlage 2) en de beveiligingsmaatregelen (bijlage 3). Je kunt ze opslaan als PDF.

Artikel 1. Wie we zijn en wat de woorden betekenen

1.1 Bonklaar is een handelsnaam van Glomavis, Parijsstraat 50, 1334 CR Almere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56059965, btw-identificatienummer NL001103551B41, e-mail info@glomavis.com. In deze voorwaarden heet dat "Bonklaar" of "wij".

1.2 "Jij" of "de klant" is de onderneming die een account aanmaakt en Bonklaar gebruikt. Wie het account aanmaakt, verklaart de onderneming daarbij te mogen vertegenwoordigen.

1.3 "Gebruiker" is iedereen die met een eigen account bij jouw bedrijf inlogt: jijzelf als eigenaar en je medewerkers.

1.4 "Bedrijf" is de omgeving in Bonklaar van één onderneming, met eigen klanten, documenten en instellingen.

1.5 "Abonnement" is de betaalde overeenkomst voor een pakket, per maand of per jaar. "Betaalde periode" is de maand of het jaar waarvoor je hebt betaald.

1.6 "Jouw gegevens" zijn alle gegevens die jij en je medewerkers in Bonklaar zetten, zoals klanten, documenten, bestanden en instellingen.

Artikel 2. Wanneer deze voorwaarden gelden

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen jou en Bonklaar, ook tijdens de gratis proefperiode.

2.2 Algemene voorwaarden van jou, zoals inkoopvoorwaarden, gelden niet.

2.3 Van deze voorwaarden afwijken kan alleen als we dat schriftelijk met elkaar afspreken. Een e-mail telt ook als schriftelijk.

2.4 Is een bepaling niet geldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. In plaats van de ongeldige bepaling geldt dan een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 3. Alleen voor ondernemers, en hoe de overeenkomst ontstaat

3.1 Bonklaar is bedoeld voor ondernemers die het gebruiken voor hun bedrijf of beroep. Bonklaar is niet bedoeld voor consumenten.

3.2 De overeenkomst ontstaat als je een account aanmaakt en akkoord gaat met deze voorwaarden. Voordat je het formulier verstuurt, kun je je gegevens controleren en verbeteren.

3.3 We leggen vast met welke versie van de voorwaarden je akkoord ging en wanneer. Je kunt de voorwaarden altijd opslaan als PDF; op verzoek sturen we ze per e-mail.

3.4 De overeenkomst en onze berichten zijn in het Nederlands.

Artikel 4. De gratis proefperiode

4.1 Je kunt Bonklaar 14 dagen gratis proberen, met alle functies van het hoogste pakket voor één bedrijf. De proef begint zodra je je e-mailadres hebt bevestigd en je eerste bedrijf hebt ingericht.

4.2 Tijdens de proef gaan e-mails die je vanuit Bonklaar verstuurt alleen naar je eigen e-mailadres, als proefmail. Je klanten ontvangen niets. Medewerkers uitnodigen kan pas met een betaald abonnement; tijdens de proef kun je een voorbeeld naar jezelf sturen.

4.3 De proef stopt vanzelf na 14 dagen. Je betaalt niets en zit nergens aan vast. Kies je geen abonnement, dan geldt artikel 9.

4.4 Je krijgt de proef één keer per account.

Artikel 5. Abonnement en prijzen

5.1 Na de proef kies je een pakket, per maand of per jaar. De pakketten, wat erin zit en de prijzen staan op de prijzenpagina en in de app.

5.2 Alle prijzen zijn zonder btw. De btw komt erbij.

5.3 Een abonnement geldt voor één bedrijf. In het hoogste pakket kun je extra bedrijven toevoegen, tegen de toeslag die daarvoor geldt.

5.4 De prijs van je abonnement blijft gelijk zolang je hetzelfde pakket en dezelfde termijn houdt. Kies je een ander pakket, een andere termijn of een extra bedrijf, dan geldt de prijs van dat moment.

5.5 Willen we de prijs van een lopend abonnement verhogen, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten. Ga je daar niet mee akkoord, dan kun je opzeggen tegen de dag waarop de nieuwe prijs ingaat.

Artikel 6. Betalen

6.1 Je betaalt vooruit, via Mollie. Met je eerste betaling geef je toestemming om de volgende betalingen voor je abonnement automatisch af te schrijven.

6.2 We verlengen je abonnement aan het einde van elke betaalde periode met dezelfde termijn. De betaling schrijven we enkele dagen voor het einde van de periode af.

6.3 Van elke betaling krijg je een factuur per e-mail. Je vindt je facturen ook in de app.

6.4 Lukt een betaling niet, dan heb je 7 dagen om het te regelen. Bonklaar blijft dan gewoon werken. Is het daarna niet geregeld, dan kun je je bedrijven alleen nog bekijken en exporteren, zoals in artikel 9 staat.

6.5 Wordt een betaling teruggeboekt (stornering of chargeback), dan geldt die als niet betaald. Je hebt dan 7 dagen vanaf het terugboeken om het te regelen.

6.6 Betaal je niet op tijd, dan mogen we de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten rekenen. We sturen eerst een herinnering.

Artikel 7. Een ander pakket of meer bedrijven

7.1 Een hoger pakket gaat direct in nadat je het verschil voor de rest van de betaalde periode hebt betaald, naar verhouding van de resterende tijd.

7.2 Een lager pakket of een andere termijn gaat in aan het einde van de betaalde periode. Tot dan verandert er niets.

7.3 Past niet alles in het nieuwe pakket, dan kies je vooraf welke bedrijven en medewerkers actief blijven. Een bedrijf dat niet actief is, kun je alleen bekijken en exporteren. Een medewerker die niet actief is, kan dat bedrijf niet meer in. Zolang je abonnement loopt, wordt er niets verwijderd.

Artikel 8. Opzeggen en beëindigen

8.1 Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen in de app. Het stopt aan het einde van de betaalde periode; tot dan blijft alles werken. Voor de lopende periode krijg je geen geld terug, behalve als deze voorwaarden dat anders zeggen.

8.2 Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden, bijvoorbeeld als we met Bonklaar stoppen. Wat je vooruit had betaald voor de tijd daarna, betalen we terug.

8.3 We mogen je toegang direct beperken of de overeenkomst direct beëindigen als je deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, bijvoorbeeld bij misbruik zoals in artikel 10, of als je onderneming failliet gaat. Waar dat kan, waarschuwen we je eerst.

Artikel 9. Na het einde: alleen lezen, bewaren en verwijderen

9.1 Stopt je proef of abonnement, of is een betaling na 7 dagen niet geregeld, dan kun je je bedrijven nog 14 dagen bekijken en exporteren. Nieuwe documenten maken of versturen kan dan niet meer, en via een klantlink kan niemand meer akkoord geven.

9.2 Na die 14 dagen heb je geen toegang meer. We bewaren je gegevens dan nog 90 dagen, afgeschermd. Klantlinks werken dan niet meer.

9.3 Daarna verwijderen we het bedrijf met alle gegevens, documenten en bestanden. We sturen vooraf berichten naar het e-mailadres van de eigenaar. Verwijderde gegevens kunnen nog hoogstens 30 dagen in onze back-ups staan.

9.4 Tot het verwijderen begint, kun je een abonnement kiezen en verder werken met al je gegevens. Je krijgt dan geen nieuwe proef.

9.5 Is daar een goede reden voor, zoals een geschil of een wettelijke plicht, dan kunnen we het verwijderen uitstellen. Dat laten we je weten.

9.6 Zorg zelf op tijd voor een export. Na het verwijderen kunnen we niets terughalen.

Artikel 10. Wat we van je vragen

10.1 Je houdt je inloggegevens geheim en zorgt dat je medewerkers dat ook doen. Gebruikt iemand anders je account, laat het ons dan direct weten.

10.2 Je bepaalt zelf wie toegang krijgt tot je bedrijf en met welke rechten. Je bent verantwoordelijk voor wat je medewerkers in Bonklaar doen.

10.3 Je gebruikt Bonklaar volgens de wet en deze voorwaarden. Je doet het volgende niet:

• e-mails sturen aan mensen met wie je geen zakelijke relatie hebt, of reclame of spam versturen;
• inhoud opslaan of versturen die onrechtmatig is, zoals inhoud die inbreuk maakt op rechten van anderen, of virussen en andere schadelijke bestanden;
• proberen in te breken in Bonklaar of in gegevens van anderen, de beveiliging omzeilen, of Bonklaar overbelasten, bijvoorbeeld met automatische programma's;
• Bonklaar doorverkopen, verhuren of beschikbaar stellen aan anderen buiten je eigen bedrijf.

10.4 Je zet alleen persoonsgegevens in Bonklaar als je dat volgens de AVG mag, en je vertelt je klanten hoe je met hun gegevens omgaat. Zet geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid) of burgerservicenummers in Bonklaar, tenzij dat echt nodig is en mag.

10.5 Krijgen we een klacht over iets wat jij met Bonklaar hebt gedaan, dan mogen we die inhoud of het versturen tijdelijk blokkeren terwijl we het uitzoeken. Dat laten we je weten.

Artikel 11. Wat Bonklaar wel en niet is

11.1 Bonklaar helpt je offertes en facturen te maken, te versturen en bij te houden. Bonklaar is geen boekhoudprogramma en geeft geen fiscaal of juridisch advies.

11.2 Je bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud van je documenten, zoals prijzen, btw-tarieven, btw verlegd, de kleineondernemersregeling en de wettelijke eisen aan facturen. Bonklaar rekent en controleert zorgvuldig, maar controleer je documenten voordat je ze definitief maakt.

11.3 Je bent zelf verantwoordelijk voor je administratie en de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Bonklaar is daar geen archief voor: exporteer je gegevens op tijd, zeker voordat je stopt.

11.4 We mogen Bonklaar verbeteren en veranderen. Halen we een functie uit jouw pakket weg, of verlagen we het aantal medewerkers in jouw pakket, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten. Je kunt dan opzeggen tegen de dag van de wijziging. Heb je een jaarabonnement, dan betalen we het deel van de periode na die dag terug.

Artikel 12. Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups

12.1 We doen ons best om Bonklaar goed beschikbaar te houden, maar we kunnen niet beloven dat er nooit een storing is.

12.2 Onderhoud doen we zo veel mogelijk buiten werktijden. Gepland onderhoud waar je iets van merkt, kondigen we vooraf aan.

12.3 We maken regelmatig back-ups om Bonklaar na een storing te kunnen herstellen. Een back-up is geen vervanging van je eigen export.

12.4 Bonklaar werkt in de actuele versies van de gangbare browsers op computer, tablet en telefoon.

Artikel 13. Ondersteuning en toegang door Bonklaar

13.1 Met vragen kun je ons mailen op info@glomavis.com. We reageren op werkdagen, zo snel als we kunnen.

13.2 Medewerkers van Bonklaar openen je bedrijf alleen als dat nodig is voor ondersteuning waar je om vraagt, om een storing of beveiligingsprobleem op te lossen, of als de wet dat vraagt. Ze zijn tot geheimhouding verplicht. Wat ze doen, leggen we vast in een logboek. E-mails die ze daarbij versturen, gaan alleen naar hun eigen adres.

13.3 Moet iemand anders eigenaar worden van een bedrijf, bijvoorbeeld als je je zaak verkoopt, dan regelen we dat na een verzoek en een controle.

Artikel 14. Jouw gegevens en privacy

14.1 Jouw gegevens blijven van jou. We gebruiken ze alleen om Bonklaar aan jou te leveren, niet voor eigen doelen, en we verkopen ze niet.

14.2 Voor de persoonsgegevens in jouw gegevens ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst in bijlage 1.

14.3 Hoe we omgaan met gegevens over jou als gebruiker, lees je in de privacyverklaring.

Artikel 15. Intellectueel eigendom

15.1 Bonklaar, de software, de website, de sjablonen en de teksten zijn van ons of van onze licentiegevers. Tijdens de overeenkomst mag je Bonklaar gebruiken voor je eigen bedrijf. Dat recht is niet exclusief en niet overdraagbaar.

15.2 Je logo, je teksten en je andere gegevens blijven van jou. Je geeft ons alleen toestemming ze op te slaan, te verwerken en te tonen voor zover dat nodig is om Bonklaar te leveren.

Artikel 16. Geheimhouding

16.1 We houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Dat geldt niet als de wet of een rechter ons verplicht informatie te geven.

Artikel 17. Aansprakelijkheid

17.1 Schiet Bonklaar tekort, laat het ons dan schriftelijk weten en geef ons een redelijke termijn om het op te lossen.

17.2 We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade, tot hoogstens het bedrag dat je in de 12 maanden voor de gebeurtenis die de schade veroorzaakte, aan ons hebt betaald voor Bonklaar. Directe schade is de redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen, de redelijke kosten om de schade te beperken, en de redelijke kosten om onze tekortkoming alsnog aan de overeenkomst te laten voldoen.

17.3 We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door stilstand van je bedrijf, en ook niet voor het verlies van gegevens die je met een export had kunnen bewaren.

17.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.

17.5 Een vordering op ons vervalt als je de schade niet binnen 12 maanden nadat je die ontdekte, schriftelijk bij ons hebt gemeld.

17.6 Gebruiken jij of je medewerkers Bonklaar in strijd met de wet of deze voorwaarden, bijvoorbeeld door spam te versturen of persoonsgegevens onrechtmatig te verwerken, en spreekt iemand ons daarop aan, dan vergoed je ons de schade en kosten die daardoor ontstaan.

Artikel 18. Overmacht

18.1 We zijn niet aansprakelijk als we iets niet kunnen nakomen door overmacht: omstandigheden buiten onze invloed, zoals storingen bij internet-, hosting-, e-mail- of betaaldiensten, stroomuitval, aanvallen ondanks redelijke beveiliging, en maatregelen van de overheid.

18.2 Duurt overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst beëindigen. Wat je vooruit had betaald voor de tijd daarna, betalen we terug.

Artikel 19. Wijziging van de voorwaarden

19.1 We mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging laten we minstens 30 dagen voordat die ingaat weten, per e-mail en in de app.

19.2 Ben je het niet eens met een wijziging, dan kun je opzeggen tegen de dag waarop die ingaat. Wat je vooruit had betaald voor de tijd daarna, betalen we terug.

19.3 Wijzigingen die niet nadelig voor je zijn, zoals een nieuwe functie of een duidelijkere tekst, mogen direct ingaan.

Artikel 20. Overdracht

20.1 We mogen de overeenkomst overdragen aan een andere onderneming die Bonklaar voortzet, bijvoorbeeld als we Bonklaar onderbrengen in een eigen besloten vennootschap. Je geeft daar nu al toestemming voor. We laten het je vooraf weten, en je mag dan opzeggen.

20.2 Jij mag de overeenkomst alleen overdragen met onze toestemming.

Artikel 21. Toepasselijk recht en geschillen

21.1 Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.

21.2 Hebben we een geschil, dan proberen we dat eerst samen op te lossen.

21.3 Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Bijlage 1. Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt tussen jou als verwerkingsverantwoordelijke en Bonklaar als verwerker, zoals bedoeld in artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Onderwerp en duur

1.1 Bonklaar verwerkt persoonsgegevens voor jou om Bonklaar te leveren, zolang de overeenkomst loopt en daarna tot de gegevens zijn verwijderd volgens artikel 9 van de voorwaarden.

2. Wat we verwerken

2.1 Aard van de verwerking: opslaan, ordenen, berekenen, documenten en PDF's maken, versturen per e-mail, tonen op klantpagina's, exporteren, back-ups maken en verwijderen.

2.2 Doel: Bonklaar aan jou leveren en je daarbij ondersteunen. We gebruiken de gegevens niet voor eigen doelen.

2.3 Soorten persoonsgegevens: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van klanten en contactpersonen; werkadressen; de inhoud en bedragen van offertes, facturen en creditnota's; betalingen die je vastlegt; notities, foto's en bestanden bij klussen en als bijlage; e-mails die je via Bonklaar verstuurt; gegevens bij een online akkoord (naam, tijdstip, handtekening, IP-adres en browser); oude documenten die je als naslag toevoegt; en gegevens van je medewerkers.

2.4 Betrokkenen: je klanten (particulieren en bedrijven) en hun contactpersonen, je medewerkers, en andere personen over wie je gegevens in Bonklaar zet.

3. Jouw instructies

3.1 We verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies. Jouw gebruik van de functies en instellingen van Bonklaar geldt als instructie. Andere instructies geef je per e-mail.

3.2 Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan laten we dat direct weten.

3.3 Verplicht de wet ons gegevens te verwerken of af te geven, dan doen we dat en laten we het je vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

4. Geheimhouding

4.1 Iedereen bij Bonklaar die toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

5. Beveiliging

5.1 We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen (artikel 32 AVG). Bijlage 3 noemt ze. We houden ze bij de tijd.

6. Subverwerkers

6.1 Je geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in bijlage 2.

6.2 Een nieuwe of andere subverwerker laten we minstens 30 dagen van tevoren weten. Heb je een gegronde reden om bezwaar te maken, laat het ons dan weten. Komen we er samen niet uit, dan kun je opzeggen tegen de dag van de wijziging, en betalen we terug wat je vooruit had betaald voor de tijd daarna.

6.3 We leggen subverwerkers dezelfde plichten op als in deze verwerkersovereenkomst. Tegenover jou blijven we verantwoordelijk voor hun werk.

7. Buiten de Europese Economische Ruimte

7.1 We laten gegevens alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerken met passende waarborgen volgens hoofdstuk V van de AVG, zoals in bijlage 2 staat.

8. Hulp bij de rechten van betrokkenen

8.1 In Bonklaar kun je gegevens bekijken, verbeteren, exporteren en verwijderen. Vraagt een betrokkene ons rechtstreeks iets, dan sturen we dat naar je door. We helpen je verder als dat redelijk is; kost dat veel tijd, dan spreken we vooraf de kosten af.

9. Datalekken

9.1 Ontdekken we een inbreuk op de beveiliging die jouw persoonsgegevens raakt, dan laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekten. We geven je wat we op dat moment weten: wat er is gebeurd, om welke gegevens en hoeveel betrokkenen het ongeveer gaat, wat de gevolgen waarschijnlijk zijn en wat we doen. Wat we later te weten komen, sturen we na.

9.2 Jij beslist of je het datalek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Wij helpen je daarbij.

9.3 We houden een overzicht bij van datalekken en wat we eraan deden.

10. Andere hulp

10.1 Moet je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) doen of de Autoriteit Persoonsgegevens vooraf raadplegen, dan helpen we je redelijkerwijs met de informatie die wij hebben.

11. Einde

11.1 In de 14 dagen alleen lezen na het einde van de overeenkomst (artikel 9 van de voorwaarden) kun je alles exporteren. Daarna verwijderen we de gegevens zoals in artikel 9 staat, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Uit de back-ups verdwijnen ze binnen 30 dagen.

12. Informatie en controle

12.1 We geven je de informatie die nodig is om te laten zien dat we deze afspraken nakomen. Je mag dat één keer per jaar laten controleren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van minstens 30 dagen en zonder ons werk onnodig te storen. De kosten zijn voor jou, tenzij blijkt dat we ons niet aan de afspraken hielden.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Voor de aansprakelijkheid tussen ons geldt artikel 17 van de voorwaarden. Dat doet niets af aan de rechten van betrokkenen.

14. Rangorde

14.1 Gaat het om persoonsgegevens en spreken de voorwaarden en deze verwerkersovereenkomst elkaar tegen, dan geldt deze verwerkersovereenkomst.

Bijlage 2. Subverwerkers

• Glomavis Nederland: hosting van de servers, de database en de bestanden, en onze eigen mailserver.
• Cloudflare, Inc., Verenigde Staten: de Turnstile-controle tegen bots op formulieren, ook op de klantpagina bij akkoord, afwijzen en een aanpassing vragen. Gegevens: het IP-adres en technische gegevens van de browser van de bezoeker. Waarborg: het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Brevo (Sendinblue SAS), Parijs, Frankrijk: verstuurt e-mails, alleen als we deze verzendroute voor jouw bedrijf of voor alle bedrijven gebruiken. Gegevens: ontvanger, onderwerp, bericht en bijlagen.

Bijlage 3. Beveiligingsmaatregelen

• Alle verbindingen zijn versleuteld met https (TLS).
• Wachtwoorden staan alleen als hash opgeslagen, zijn minstens 10 tekens lang en worden bij het kiezen gecontroleerd tegen bekende datalekken.
• Inlogbeveiliging met Cloudflare Turnstile en grenzen aan het aantal pogingen per e-mailadres en per IP-adres.
• Strikte scheiding tussen bedrijven: elk gegeven hoort bij één bedrijf; dat wordt bij elke handeling gecontroleerd en automatisch getest.
• Rechten per medewerker. Alleen de eigenaar regelt het abonnement en de medewerkers.
• Klantlinks met een willekeurige sleutel van 40 tekens, alleen voor dat ene document, in te trekken en niet te vinden voor zoekmachines. De sleutels staan versleuteld opgeslagen.
• Bestanden zijn alleen te openen na inloggen of via een geldige klantlink.
• Platformbeheer is alleen toegankelijk voor hoofdbeheerders; elke handeling staat in het beheerlogboek.
• Tijdens de proef kunnen geen e-mails naar anderen worden verstuurd.
• Regelmatig back-ups op een aparte, beveiligde plek, waarvan we het terugzetten testen.
• De software houden we bij; een technisch overzicht meldt storingen aan beheer.
• Een vaste aanpak voor datalekken, zoals in artikel 9 van bijlage 1.